Hoe gaat overbrenging van een particulier archief of collectie?

Stap 1: u neemt contact op met de archiefdienst voor het maken van een afspraak (zie website http://www.markiezenhof.nl/)

Stap 2: Bij elke schenking, of het nu gaat om 1 stuk of een grote hoeveelheid, wordt er gekeken of het archief binnen de collectie past.

1. Allereerst moet uw archief of collectiebetrekking hebben op de regio Bergen op Zoom, Steenbergen of Woensdrecht.
2. Hetmoet een aanvulling zijn op hetgeen Markiezenhof al in huis heeft.
3. Het moet gaan om gebeurtenissen, organisaties of personen die een belangrijke of bijzondere rol hebben gespeeld.

Voldoet uw aanbod niet aan deze 3 criteria of is het niet uniek, dan kan Het Markiezenhof het archief weigeren.

Stap 3: Past het binnen de collectie, dan wordt terplekke bij u gecontroleerd of het archief in goede en geordende staat verkeert.

1. is het materiaal vrij van schimmels en ongedierte? Er wordt een test gedaan door de behoudsmedewerker.
2. is het materiaal goed verpakt? Er wordt gekeken naar de gebruikte verpakkingsmaterialen.
3. is het materiaal voldoende geordend en dus toegankelijk? Er wordt gekeken naar de sortering en of duidelijk is wat er in de collectie zit door middel van een toegang, bijvoorbeeld een inhoudsopgave, gespecificeerde overzichtslijst of inventaris.

Voldoet uw aanbod niet aan deze criteria, dan moet het betreffende onderdeel eerst in orde gemaakt worden. Het Markiezenhof adviseert daarbij. Een 10-stappen methode om een collectie zelf te bewerken staat op de website.

Stap 4: Voor het fysieke transport van het materiaal naar Het Markiezenhof plaatsvindt, dient de overbrenging officieel geregeld te worden in een overeenkomst. U kunt kiezen tussen het schenken of het in bewaring geven van het archief of de collectie.

We maken in de overeenkomst afspraken over:

1. wie de eigenaar is: schenking of inbewaring,
2. de naam en omvang van de collectie,
3. over welke periode het loopt, en
4. onder welke voorwaarden het bij het HCO is ondergebracht: uitvoering van werk aan de collectie, eventuele kosten, de auteursrechten en de openbaarheid: welke delen wel en welke niet voor iedereen in te zien zijn.

Een voorbeeld van een schenkingsovereenkomst staat op de website.

Stap 5: zodra alles geregeld is, wordt het materiaal vervoerd naar de archiefbewaarplaats van Het Markiezenhof. Na een korte periode in de quarantaineruimte en het verwerken van de gegevens in het collectiebeheerssysteem, wordt het archief ter beschikking gesteld van het publiek.