bekijk de Markiezenhof film
| bewerking van particuliere archieven en verzamelingen in 10 stappen |
|
Waarom en door wie moet een particulier archief bewerkt worden? Als uw archief of verzameling interessant is voor Het Markiezenhof, gaan we kijken naar de staat waarin het verkeert. Het hoofd beheer archiefcollecties of de coördinator beheer komt hiervoor bij u langs. Het archief moet in goede staat zijn. Zo moet het materiaal verpakt zijn in zuurvrije dozen en omslagen. Ook moet het archief geordend zijn. De stukken moeten op onderwerp gesorteerd zijn en door middel van een inventarislijst moet enigszins duidelijk zijn wat er in zit. Overtollige stukken moeten weggegooid worden. Als een archief níet aan deze eisen voldoet, zullen wij u vragen te zorgen het om te pakken en te beschrijven wat er in zit. Het Markiezenhof heeft namelijk niet de capaciteit om dat te doen. In dit informatieblad staan in korte en heldere bewoordingen de werkzaamheden die gedaan moeten worden voordat een archief of verzameling opgenomen wordt door het Markiezenhof.
Sorteren en weggooien.
1. Bepaal de structuur van het archief. Het helpt om eerst een keer globaal door alle stukken te lopen en aantekeningen te maken van de onderwerpen die voorbij komen.
2. Maak stapels van stukken of mappen die bij elkaar horen. Sorteer grofweg op thema.
Tip: Een post-it (geel plakbriefje) of een paar grote dozen die elk bij een thema horen, kunnen helpen om de boel te structureren.
Tip: Het volgende basismodel kan vaak toegepast worden:
3. Per stapel van een thema: Sorteer het als het kan verder op onderwerp en maak hier bundels of kleine stapels van.
Tip: Ook nu helpen post-its of stroken karton met daarop het onderwerp om de bundels uit elkaar te houden.
4. leg de stukken binnen een onderwerp vervolgens op datum (van oudste document naar jongste document) en verwijder dubbele exemplaren, werkaantekeningen en kopieën. Ompakken 5. Verwijder de oude verpakking. Haal stukken uit oude dozen, plastic mappen, ordners, snelhechters of hangmappen. Verwijder zoveel mogelijk ijzerwaren: nietjes (dat kan eenvoudig door het hoekje eraf te knippen) en paperclips, want die gaan na een paar jaar roesten en maken het papier kapot.
6. maak voor elk onderwerp een nieuwe omslag en leg de stapel die je bij punt 4 gemaakt heb erin. Gedrukte boeken hoeven niet in een omslag. [zie ook stap 8].
Tip: Het kan zijn dat het niet in 1 omslag past. Dan gebruik je er meerdere.
Beschrijven
7. schrijf met een potlood op elke omslag een nummer.
Hou het eenvoudig en gebruik gewoon de normale cijfertelling met hele cijfers. (Geen romeinse cijfers, letters of combinaties). Elk nummer mag maar 1x voorkomen!
8. Hou terwijl je met stap 6 bezig bent een lijst bij waarop je per omslag opschrijft:
Eindafwerking
9. leg de omslagen op numerieke volgorde: Van 1 tot XXX. Begin met nummer 1 en stop omslagen in de archiefdozen. Schrijf met potlood op de archiefdoos welke omslagnummers erin zitten. Let op: Niet proppen! Je hand moet nog makkelijk in de doos kunnen als er een aantal omslagen in zitten.
10. Verwerk de lijst die je bij stap 8 in klad gemaakt hebt in een nette lijst. Je kunt hiervoor diverse computerprogramma's gebruiken (overleg even met de archiefdienst!). Bezit je niet over een pc, dan mag het een handgeschreven of een getypte lijst zijn.
11. een Inleiding of historisch verhaal.
Voor toekomstige onderzoekers is het prettig als zij achtergrondinformatie hebben bij het archief. Dit is geen verplicht onderdeel, maar het schrijven van een inleiding over het wel en wee van de organisatie en het archief is een prettige bonus. Zo'n verhaal kan op een later tijdstip toegevoegd worden aan de lijst.
Het eindresultaat:
Keurig verpakte, gesorteerde stukken in archiefdozen met een lijst die het overzicht bevat van alle omslagen en hun inhoud: de thema's met onderwerpen en periode.
Tot slot
De hierboven 10-staps methode is een handreiking voor het verzorgen van een archief en het maken van een toegang door particulieren zonder archiefopleiding. Uiteraard is dit niet de enige methode. U bent vrij in de wijze waarop u tot het eindresultaat komt zolang de voorwaarden maar in acht genomen worden:
|
|||||||||||||||||
